Chaque fonctionnaire a l'obligation d'informer le public sur ses droits.
Les agents des services du personnel n'échappent pas à cette règle : ils doivent être en mesure d'informer les agents du CASVP sur leurs droits. Une des sources d'information des fonctionnaires se situe dans leur propre dossier administratif que le service du personnel se doit de tenir à jour.
Ce dossier constitue un document de référence très important.
C'est la mémoire de la carrière de l'agent. Hormis les règles de bonne gestion d'une carrière et excepté les interdictions posées par la loi, il existe peu de règles légales relatives à la composition du dossier.
Le statut général prévoit simplement que “ le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité.” (article 137-1 du code de la fonction publique)
Les principaux documents à classer et à conserver sont les diplômes, les documents liés à l'état civil du fonctionnaire, les extraits de liste d'aptitude (à la suite de la réussite à un concours, notamment), les arrêtés de nomination, de titularisation et de reclassement, les décisions d'affectation, la notation et les appréciations afférentes, les arrêtés de promotion et de position (mise en disponibilité, détachement...), les actes liés à la formation professionnelle (attestations de stage) et les arrêtés infligeant une sanction disciplinaire (en dehors des sanctions amnistiées).
Les garanties à respecter
La composition du dossier administratif de l'agent doit offrir une garantie d'intangibilité : d'autres documents ne doivent absolument pas figurer dans ce dossier (et dans aucun autre).
Il s'agit, en premier lieu, de ce qui a trait aux protections statutaires (notamment la liberté d'opinion), qui interdisent que le dossier fasse mention des opinions politiques, syndicales, philosophiques ou religieuses et des activités en relation avec elles.
Ainsi est-il interdit de diffuser un questionnaire d'embauche dont certains points abordent ces sujets et encore moins de le conserver dans un dossier.
De même on ne doit trouver dans aucun dossier mention d'actions de grève de la part d'un fonctionnaire.
Le respect de la vie privée constitue une autre garantie, et le dossier ne peut non plus comporter de telles observations, sauf si celles-ci sont constatées dans l'exercice des fonctions ou de nature à compromette le bon fonctionnement du service.
Par exemple, l'attribution du supplément familial de traitement nécessite de la part du fonctionnaire demandeur qu'il fournisse des éléments sur le nombre d'enfants qu'il a à charge (livret de famille, attestation de concubinage...).
Ces documents doivent être classés dans son dossier administratif.
En outre, le secret médical impose que le dossier ne comporte que les conclusions et les conséquences administratives de la situation médicale de l'intéressé.
Un dossier médical existe également : il est conservé par le médecin, qui ne peut le communiquer aux personnes étrangères à son service ou à une autre administration.
Ces pièces sont couvertes par le secret médical.
Au dossier administratif proprement dit est adjoint un dossier paye qui renferme essentiellement le double de la fiche de paie adressée à l'agent et des pièces justificatives en vue d'un remboursement (frais de déplacement, prestations d'action sociale).
Aucun texte ne donnant davantage de précision, chaque administration organise les dossiers de ses fonctionnaires à sa façon. Certaines adoptent la chronologie pure et simple.
De ce fait, le premier document (la lettre de candidature, par exemple, ou la vacance d'emploi) doit porter le numéro un et ainsi de suite jusqu'au dernier acte de la carrière du fonctionnaire (l'arrêté de mise à la retraite par exemple).
D'autres administrations classent les documents de façon chronologique, mais par rubrique (état civil, embauche, avancement...).
Ce qui compte c'est que le dossier offre une garantie d'intangibilité, c'est-à-dire que la hiérarchie ne puisse pas, à loisir et à l'insu de l'agent, retirer ou ajouter des pièces dans son dossier. Attention donc à la numérotation au crayon à papier des pièces du dossier.
Le fonctionnaire doit pouvoir consulter son dossier
Le fonctionnaire dispose du droit de venir consulter son dossier individuel sans avoir à donner de motif pour le faire.
Il adresse un courrier en ce sens
à la Direction du CASVP
5, bd Diderot 75012 Paris
(modèle ci-dessous)
Il peut consulter son dossier à tout moment et être assisté d’une ou plusieurs personnes de son choix (délégué syndical, collègue…). Il peut exiger lors de la consultation des photocopies des pièces de son dossier.
En outre, l'article 65 de la loi du 22 avril 1905 dispose que : “ Tous les fonctionnaires [...] ont droit à la communication personnelle et confidentielle de toutes les notes, feuilles signalétiques et tous autres documents composant leur dossier soit avant d'être l'objet de mesure disciplinaire ou d'un déplacement d'office, soit avant d'être retardés dans leur avancement à l'ancienneté.”
Il doit même y être invité en cas de procédure disciplinaire intentée à son encontre, faute de quoi cette procédure pourrait être annulée par les tribunaux. En matière disciplinaire, il peut se faire accompagner de défenseurs de son choix (un collègue, un syndicaliste, un avocat...).
Les représentants du personnel siégeant en commission administrative paritaire ou en conseil de discipline ont droit à la communication du dossier de l’agent concerné, même en l’absence d’accord de celui-ci.
En dehors de ces possibilités, les tiers n'ont pas accès au dossier, et le chef de service est tenu de prendre toutes dispositions afin que le nombre de fonctionnaires ayant accès aux dossiers soit contrôlé avec précision.
Les fonctionnaires qui ont accès aux dossiers sont tenus par le devoir de discrétion professionnelle, voire même au secret professionnel.
Une fois que le fonctionnaire cesse son activité, son dossier administratif doit être archivé, et nul ne peut y avoir accès (à part lui-même et les personnes habilitées).
Notes
Articles 137-1, 2, 3, 4 du code de la fonction publique
Concernant la lettre d'observations
COURRIER TYPE POUR UNE DEMANDE DE CONSULTATION
DE SON DOSSIER ADMINISTRATIF
(courrier recommandé AR)
Nom et prénoms de l’agent
N° de SOI
Grade
Etablissement ou direction
à
Madame Jeanne SEBAN
Directrice Générale
Centre d’Action Sociale de la Ville de Paris
5, bd Diderot – 75012 Paris
Paris, le
Madame,
Le droit de toute personne à l’information est précisé et garanti par la loi du 17 juillet 1978 en ce qui concerne la liberté d’accès aux documents administratifs.
En application de cette loi, je sollicite un rendez-vous avec vos services pour la consultation de mon dossier administratif.
Je vous demande de bien vouloir m’indiquer la date à laquelle cette consultation pourra avoir lieu.
Je serai accompagné lors de cette consultation d’un délégué syndical de mon choix (ou d’un collègue).
Je vous prie d’agréer Madame, mes salutations distinguées.
Signature
