● Accès à l’ordinateur du salarié

Votre question
Sur mon ordinateur de bureau se trouvent un certain nombre de fichiers et mails personnels. Récemment, mon directeur d'établissement a fait savoir qu'il se réservait la possibilité d'accéder aux postes mis à la disposition du personnel, compte tenu d'un certain nombre de «dérives» constatées dans l'utilisation de l'outil informatique

  • Quelle est sa marge de manœuvre?
  • Peut-il accéder à tous mes dossiers?
Notre réponse
Les règles ne sont pas les mêmes pour les courriers électroniques et les fichiers.

Pour les mails:
Les messages non identifiés comme personnels sont présumés professionnels, de sorte que l'employeur peut y avoir librement accès. En revanche, les messages identifiés comme personnels bénéficient du secret des correspondances. L'employeur ne peut donc les consulter, en principe. Il peut néanmoins solliciter le juge pour qu'il ordonne des mesures d'instruction, dès lors que ces mesures procèdent d'un motif légitime et sont nécessaires à la protection de ses droits (Cass. soc., 10 juin 2008, n° 06-19229, Sté Mediasystem). Ainsi, un huissier de justice peut être désigné afin de procéder à certaines constatations, par exemple lorsque l'employeur suspecte l'un de ses salariés de se livrer à des manoeuvres de concurrence déloyales (même arrêt). Il doit toutefois user de certaines précautions, et notamment veiller à ce que le salarié soit appelé pour être présent au moment de l'ouverture des messages.

Pour les fichiers:
Le principe est le suivant: l'employeur ne peut avoir accès aux fichiers identifiés comme personnels qu'en présence du salarié, sauf risque ou événement particulier. À défaut d'être identifiés comme tels, ces fichiers sont présumés avoir un caractère professionnel, en sorte que l'employeur est en droit de les ouvrir hors la présence de l'intéressé (Cass. soc., 21 octobre 2009, n° 07-43877, Sté Seit Hydr'Eau). Attention: la dénomination d'un fichier correspondant aux initiales du prénom du salarié est insuffisante pour lui donner un caractère personnel selon la Cour de cassation (même arrêt).

Clef USB !
Un employeur peut avoir accès au contenu d’une clé USB personnelle connectée à l’ordinateur professionnel d’un agent. La Cour de cassation précise, dans un arrêt du 12 février dernier, que dès lors qu’une clé USB personnelle est connectée à un outil informatique mis à la disposition du salarié par l’employeur pour l’exécution du contrat de travail, cette clé est présumée utilisée à des fins professionnelles. Cela signifie que l’employeur peut avoir accès aux fichiers non identifiés comme personnels qu’elle contient, hors la présence du salarié (Cour de Cassation n° 11-28.649  du 12/02/2013)

MESURES SPÉCIFIQUES
AU CENTRE D'ACTION SOCIALE
DE LA VILLE DE PARIS

La charte du bon usage de l’informatique et de la messagerie.

Extraits
Outil professionnel, usage personnel
  • La messagerie est un outil de communication professionnel. L’usage à des fins personnelles est toléré à condition de rester modéré, conforme à la charte de messagerie et au droit informatique et s’il ne gêne en rien les activités du service.
  • Seuls ont vocation à être consultés les sites internet présentant un lien direct et nécessaire avec l’activité professionnelle, sous réserve que la durée de connexion n'excède pas un délai raisonnable et présente une utilité au regard des fonctions exercées ou des missions à mener.
  • Une consultation ponctuelle et dans des limites raisonnables du web, pour un motif personnel, des sites internet dont le contenu n'est pas contraire à l'ordre public et aux bonnes mœurs et ne mettant pas en cause l'intérêt et la réputation de la Collectivité parisienne est tolérée.

Les procédures de contrôle

L’objectif des contrôles
La Mairie de Paris a mis en place des procédures pour superviser l’usage de l’outil informatique. L’objectif est de maintenir la bonne qualité du service en contrôlant le respect des règles de bon usage. Les abus ont des conséquences négatives pour tous les utilisateurs.

Le volume des échanges
Cette surveillance ne porte en aucune façon sur le contenu, mais sur la quantité et la taille des messages échangés. La Mairie de Paris peut demander des explications aux agents qui ne respecteraient pas les limites fixées de taille de boîte aux lettres.

En cas d’abus
En cas d’abus ou de plainte, la Mairie de Paris s'autorise à mettre en œuvre les moyens d'investigation nécessaires pour faire cesser ces abus.

LES ENGAGEMENTS PRIS PAR LE CASVP
lors du CTP (comité technique paritaire)
du 7/12/2007
  • La consultation des sites syndicaux par les salariés ou l’envoi par ceux-ci d’un message à l’adresse électronique d’un syndicat ne pourra faire l’objet d’aucune surveillance.
  • Ce dispositif pourra être utilisé pour consulter les salariés, notamment à l’occasion d’une négociation.
  • Le CASVP s'engage, dans le cadre du respect de la liberté individuelle, à ne pas rechercher l'identification des agents consultant les espaces « syndicats » (article 31 de la loi du 6/1/1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés).
  • Le CASVP s'engage à respecter la confidentialité des messages internes en provenance ou à destination des boîtes aux lettres syndicales (contenu, destinataires, émetteurs) et du contenu des listes de diffusion élaborées par les organisations syndicales.

L'ESSENTIEL A RETENIR

Consulter le site de la CGT-CASVP http://cgt-casvp.blogspot.com est autorisé et plutôt conseillé, adresser un message à une organisation syndicale ou à un ami sur la messagerie est autorisé.

Pour les messages à des fins personnelles, la CGT vous conseille de libeller l'objet de vos messages comme suit : (PERSONNEL – NOM Prénom).

Pour les fichiers conservés à des fins personnelles sur votre ordinateur, nous vous conseillons de les renommer : (PERSONNEL – NOM Prénom – objet du fichier) et de les ranger dans un dossier intitulé : (PERSONNEL – NOM Prénom).

A EVITER
  • Le téléchargement de fichiers volumineux (vidéos, audios...).
  • Pensez à « peser » vos fichiers attachés avant envoi (clic droit sur le fichier > propriétés).
  • Si le fichier dépasse 1mo (1000ko), nous vous déconseillons de l'envoyer.
NB : Si le CASVP ne contrôle pas le contenu des fichiers envoyés, il peut vous demander des explications en cas de messages à répétition avec des fichiers attachés volumineux.

Dernier point : La taille des boîtes à lettre est actuellement limitée, il convient donc de régulièrement supprimer les messages reçus et émis afin d'éviter que votre boîte ne soit fermée et que des messages ne soient perdus.
  • Pour conserver des messages en évitant qu'ils ne soient comptabilisés dans votre boîte, il faut les faire glisser dans le dossier personnel.
  • Le fait de supprimer un message dans la boîte de réception ou dans la boîte messages envoyés n'est pas suffisant pour le décomptabiliser de votre boîte. Il doit aussi être supprimé dans le dossier éléments supprimés.
  • Pour supprimer définitivement un message en une seule manœuvre, c'est à dire sans passer par éléments supprimés, vous pouvez utiliser le raccourci (Maj + Suppr).
INFORMATIQUE ET MOT DE PASSE CONFIDENTIEL
NE CONFIEZ JAMAIS VOTRE MOT DE PASSE A QUICONQUE

Le contrôle d’accès permet d’identifier toute personne utilisant les systèmes d’information. Cette identification permet, à chaque connexion, l’attribution de droits et privilèges propres à chaque utilisateur sur les ressources des systèmes d’information dont il a besoin pour son activité.
Une identification unique est confiée à chaque utilisateur. Le plus souvent, elle est matérialisée par un login (identifiant) et un mot de passe.

L’utilisateur s’engage à respecter les procédures administratives en vigueur au sein du CASVP relatives à l’attribution de droits d’accès. Ces procédures s’appliquent en particulier lors de la prise de fonction, d’une mutation ou d’un départ.

L’utilisateur s’assure, avant de s’absenter de son bureau, qu’il s’est déconnecté des applications en cours d’utilisation.

UN MOT DE PASSE SECRET
Les codes d’accès sont personnels.
L’utilisateur s’engage à maintenir ses mots de passe secrets : la divulgation volontaire ou par négligence de codes d’accès est considérée comme faute professionnelle et, par conséquent, est passible de sanctions.

LES MOTS DE PASSE SONT CHANGÉS RÉGULIÈREMENT.
Les mots de passe doivent être de préférence mémorisés. Dans le cas où la conservation du mot de passe sous forme lisible s’avérerait nécessaire, ce dernier doit être stocké dans un endroit secret et sous-clé afin de ne pas être accessible à autrui.

POUR CHANGER DE MOT DE PASSE
(Ctrl+Alt+Suppr) puis changer le mot de passe.  

QUELQUES RACCOURCIS CLAVIER

Raccourcis avec la touche Ctrl
• Ctrl + A : Sélectionner tous les messages
• Ctrl + D : Supprimer un message
• Ctrl + F : Transférer le message
• Ctrl + G : Répondre à tous
• Ctrl + I : Accéder à la boite réception
• Ctrl + K : Vérifier les noms
• Ctrl + N : Nouveau message
• Ctrl + O : Ouvrir un message sélectionné
• Ctrl + P : Imprimer le message sélectionné
• Ctrl + Q : Marquer un message comme lu
• Ctrl + R : Répondre à l'expéditeur d'un message
• Ctrl + U : Accéder au message non lu suivant
• Ctrl + ; : Accéder au message suivant de la liste
• Ctrl + , : Accéder au message précédent
• Ctrl + Entrée : Envoyer un message
• Ctrl + Maj + A : Marquer tous les nouveaux messages comme lus
• Ctrl + Maj + B : Ouvrir le carnet d'adresses
• Ctrl + Maj + R : Répondre à tous
• Ctrl + Maj + F : Rechercher un message
• Ctrl + Maj + S : Insérer une signature

Raccourcis avec la touche Alt
• Alt + Entrée : Afficher les propriétés du message
• Alt + S : Envoyer un message

Autres raccourcis
• F1 : Ouvrir l'aide
• F3 : Rechercher
• F7 : Vérifier l'orthographe
• Echap : Fermer un message
• Suppr : supprimer un message
• Maj + Suppr : supprimer un message, sans passer par la case éléments supprimés