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| Attention à ne pas se laisser déborder ! |
Sommaire
Article 1 : Champ d’application
Article 2 : Principes de volontariat et de réversibilité
Article 3 : Principe de confiance mutuelle et de responsabilité
Titre 2 : Mise en œuvre du télétravail au sein des services
Article 4 : Définition des activités pouvant être exercées en télétravail
Article 5 : Cartographie des activités pouvant être exercées en télétravail
Article 6 : Le projet d’organisation du service en télétravail
Titre 3 : Règles de gestion du télétravail
Article 7 : Les lieux du télétravail
Article 8 : Les jours du télétravail
Article 9 : La gestion du temps de travail et l’évaluation de la charge de travail
Article 10 : Le respect de la confidentialité et le bon usage des outils digitaux
Article 11 : L’accident de service
Titre 4 : L’autorisation individuelle de télétravail
Article 14 : La demande de télétravail de l’agent
Article 15 : L’évaluation de la demande par l’encadrant
Article 16 : Le contenu de l’autorisation individuelle
Article 17 : Le suivi de l’autorisation du télétravail
Article 18 : La non-utilisation de l’autorisation de télétravail et la fin de l’autorisation
Titre 5 : Les grands principes de la relation managériale
Article 19 : le positionnement de l’agent télétravailleur
Article 20 : Le positionnement de l’encadrant d’agents télétravailleurs
Titre 6 : L’accompagnement des agents et des encadrants
Article 21 : La formation des agents
Article 22 : La formation des encadrants
Titre 7 : Les moyens mis en œuvre
Article 23 : Les moyens informatiques
Article 24 : La contribution aux frais découlant de l’exercice des fonctions en télétravail
Article 25 : L’équipement des agents en situation de handicap
Titre 8 : Télétravail lors de circonstances exceptionnelles (travail à distance)
Article 26 : Contexte de recours
Article 27 : Modalités de mise en œuvre
Article 28 : Organisation du télétravail
Titre 9 : Dispositions finales
Article 29 : Le suivi du cadre général du télétravail
Délibération 40 du conseil d'administration du CASVP du 17 décembre 2021
Création d'une délibération instituant une indemnité forfaitaire de télétravail
Tous les textes sur le télétravail
Préambule
Dès
novembre 2015, le CASVP a rendu le télétravail accessible aux
agents bénéficiaires de l’obligation d’emploi. Il s’agissait
donc principalement d’une modalité d’aménagement de poste
visant à favoriser la compensation du handicap de l’agent pour le
maintenir dans l’emploi.
La pandémie et les différentes
périodes de confinement depuis mars-avril 2020 ont obligé le CASVP
à mettre en œuvre le travail à distance, dans des conditions
difficiles, qui ont néanmoins montré qu’il était possible
d’aller au-delà du cadre actuel, et que cela pouvait rencontrer
les souhaits des agents. Le télétravail restera limité par la
nature même des activités du CASVP, car toutes les missions
d’intervention, de prise en charge et de soin auprès de personnes
âgées, vulnérables ou précaires en seront exclues, mais il peut,
sur certaines missions, contribuer à l’efficacité et la qualité
du service public rendu.
En choisissant de s’ouvrir au
télétravail, le Centre d’action sociale de la Ville de Paris
souhaite soutenir plusieurs enjeux majeurs parmi lesquels une
meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie privée, la
prévention des risques professionnels, notamment la fatigue accrue
par les trajets domicile/travail, et la gestion de l’impact
environnemental avec la diminution de l’empreinte carbone liée aux
transports.
Cette nouvelle organisation du travail fondée
sur le volontariat des agents, offre aussi une occasion de repenser
les méthodes de de travail ainsi que les différentes pratiques
managériales pour les piloter. Elle devra notamment contribuer à
l’attractivité du Centre d’action sociale de la Ville de Paris
et à son ambition en matière d’innovation, ainsi qu’à
l’égalité professionnelle femme/homme
Cette ambition
est soutenue par le présent texte qui définit les conditions de
recours et de mise en œuvre du télétravail en situation ordinaire
et en situation exceptionnelle au sein de l’ensemble des services
du Centre d’action sociale de la Ville de Paris, suite aux
différentes expériences du télétravail en période de crise
exceptionnelle intervenues depuis.
Soucieux de
l’efficacité du service rendu et de la qualité de vie au travail
des agents, en particulier par la prévention des troubles
musculo-squelettiques et des risques psychosociaux, le présent texte
vise à proposer un cadre général d’organisation impliquant
l’ensemble des parties prenantes en tenant compte de la diversité
des conditions d’exercice du service public parisien, tant pour les
agents pouvant télétravailler que pour ceux dont les tâches ne le
permettent pas et dont les conditions de travail en présentiel
doivent être préservées. Le présent cadre s’inscrit enfin dans
l’obligation générale d’assurer la sécurité et de protéger
la santé physique et mentale des agents, fondée sur les principes
généraux de prévention.
Titre1 : Principes généraux
Article 1 : Champ d’application
Le
télétravail sera mis en œuvre au Centre d’action sociale de la
Ville de Paris conformément aux dispositions du décret n°2016-151
du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en
œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature,
dans la version issue du décret n°2020-524 du 5 mai 2020 modifiant
le décret n° 2016-151 du 11 février 2016 précité. Conformément
au décret, peuvent télétravailler les fonctionnaires et les agents
publics non fonctionnaires régis par la loi du 13 juillet 1983 en
maintien et en retour à l’emploi.
Ces dispositions
s’appliquent par défaut, en l’absence de dispositions propres au
Centre d’action sociale de la Ville de Paris, dans le présent
document. L’article 7 du décret précité prévoit en effet que
chaque employeur définit les modalités de mise en œuvre du
télétravail au sein de sa structure.
L’article 2 du
décret du 11 février 2016 définit le télétravail comme « toute
forme d'organisation du travail dans laquelle les fonctions qui
auraient pu être exercées par un agent dans les locaux où il est
affecté sont réalisées hors de ces locaux de façon volontaire en
utilisant les technologies de l'information et de la communication
».
Les agents exerçant en télétravail bénéficient
des mêmes droits et obligations que les agents exerçant sur leur
lieu d’affectation.
Le présent accord ne concerne pas
le travail nomade qui peut être exercé par certains agents du fait
de la spécificité de leurs missions. Le fait, pour un agent, de
travailler en dehors des locaux de son employeur ne suffit pas à lui
conférer la qualité d’agent en télétravail. Il est en effet
nécessaire d’avoir officialisé cette situation par la signature
d’une convention, hors situation de télétravail lors de
circonstances exceptionnelles.
Article 2 : Principes de volontariat et de réversibilité
Le
télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande de
l’agent, après examen et validation de sa demande par le supérieur
hiérarchique, selon les procédures définies dans le présent
document. L’autorisation est délivrée en veillant à l’équité
de traitement entre les agents et à la préservation de la cohésion
interne du collectif de travail.
Hors cadre réglementaire
dérogatoire (par exemple l’état d’urgence sanitaire), le
supérieur hiérarchique ne peut imposer le télétravail à un
agent.
L’autorisation de télétravail accordée est
toujours réversible, à l’initiative de l’agent ou sur décision
motivée de l’encadrant, dans le cadre prévu par l’article 18
ci-après.
Article 3 : Principe de confiance mutuelle et de responsabilité
La
mise en œuvre du télétravail repose sur une relation de confiance
a priori et sur une régulation a posteriori, qui supposent une
responsabilisation accrue des agents et des encadrants, pour un bon
maintien des liens au service du collectif de travail et de la
qualité et de la continuité de service.
Le télétravail
requiert que l’encadrant détermine des objectifs puis apprécie
les résultats de l’agent en télétravail. Il implique que l’agent
en télétravail exerce ses fonctions de manière autonome et
responsable puis rende compte de son travail de manière spontanée,
conformément aux orientations définies entre l’encadrant et
l’agent en application des règles et principes déterminés par ce
document. Les outils de travail n’ont pas vocation à assurer une
surveillance de l’agent.
La responsabilisation accrue
induite par le télétravail ne remet pas en cause les obligations de
contrôle du temps de travail qui incombent à l’administration. De
manière générale, la responsabilisation accrue induite par le
télétravail ne remet pas en cause les obligations de protection de
la santé physique et mentale des agents.
Titre 2 : Mise en œuvre du télétravail au sein des services
Article 4 : Définition des activités pouvant être exercées en télétravail
Au
sein du Centre d’action sociale de la Ville de Paris, les missions
d’un agent peuvent comprendre à la fois des activités
télétravaillables et non télétravaillables. Toutes les activités
peuvent être télétravaillées à différents degrés, à
l’exception de
➤ Celles liées à des missions de
soins et d’accompagnement auprès des personnes vulnérables
;
➤ Celles nécessitant un contact permanent et continu
en relation à l'usager externe et interne, en relation avec des
prestataires, en service d’exploitation, sur la voie publique ou
dans des équipements municipaux,
➤ Celles liées à des
conditions organisationnelles, techniques ou de sécurité
particulières appelant une présence physique ou mobilisant des
opérations concomitantes faites en commun.
Ces exceptions
doivent toutefois faire l’objet d’une analyse permettant
d’évaluer si une organisation différente peut permettre à
certaines tâches d’être exercées en télétravail, notamment
pour les postes constituées de missions télétravaillables et non
télétravaillables. L’ensemble de ces analyses seront ensuite
étudiées en commission CHSCT afin que la cartographie des postes
soit mise à jour.
L’ensemble de ces analyses seront
ensuite remontées au Service des ressources humaines du CASVP, afin
que soient étudiées en lien avec les sous directions et les
services concernés, les solutions qui pourraient, le cas échéant,
être proposées afin de rendre ces activités télétravaillables.
Article 5 : Cartographie des activités pouvant être exercées en télétravail
L’ensemble
des services du Centre d’action sociale de la Ville de Paris ont
déterminé, la liste des activités pouvant être exercées en
télétravail, annexée sous la forme d’une cartographie
révisable
Pour être éligible, les tâches doivent
pouvoir être exécutées à distance, au domicile de l’agent, sa
présence physique dans le service n’étant pas obligatoire pour
l’accomplissement des missions. La référence au sein du Centre
d’action sociale de la Ville de Paris est la cartographie des
postes et des missions éligibles au Télétravail. Celle-ci est
établie par sous-direction en lien avec ses chefs d’établissements
et elle présente les missions éligibles au télétravail.
Afin
de garantir cohérence et équité, les projets de service en lien
avec la cartographie font l’objet d’une harmonisation, coordonnée
par le SRH, et sont validées au comité de direction. Cette
harmonisation est notamment attentive à la transversalité des
activités et à l’interaction des services entre eux.
Les
actualisations futures de la cartographie du CASVP seront présentées
en commission CHSCT puis en CHSCT pour mise à jour.
La
cartographie des activités pouvant être exercées en télétravail
est actualisée selon l’évolution des activités du service ou de
la manière de les accomplir. Lors du recrutement d’un nouvel
agent, la fiche de poste précise, le cas échéant, si les activités
permettent ou non l’exercice du télétravail.
Article 6 : Le projet d’organisation du service en télétravail
Après
avoir réalisé la cartographie des activités pouvant être exercées
en télétravail, chaque chef de service a élaboré, au cours de
l’année 2021, un projet de service d’organisation du
télétravail.
Le projet précise notamment :
-
Le cadre de l’organisation du service : les jours où le
télétravail est à favoriser ou à proscrire au regard de
l’activité du service et de son organisation, les règles
dérogatoires applicables lorsque l’effectif n’est pas présent
dans son intégralité, lors, par exemple, de congés ou de vacances
de poste, les plages horaires sur lesquelles les agents sont tenus
d’être présents et celles pendant lesquelles les agents ne
doivent pas travailler.
- Le cadre de la communication et du
travail d’équipe : les types de réunions périodiques maintenues
en présentiel, celles qui peuvent avoir lieu en distanciel, les
outils de communication préférentiels, la chaîne d’alerte à
mobiliser au sein du service en cas de difficulté.
- Le suivi
de l’activité : les modalités du rendu-compte applicables, en
précisant le format et la fréquence.
La rédaction du
projet d’organisation de service s’appuie sur les outils proposés
aux encadrants dans le guide du manager en télétravail.
Afin
de garantir cohérence et équité, les projets d’organisation de
service font l’objet d’une harmonisation coordonnée par le SRH
et sont présentés au comité de direction. Cette harmonisation est
notamment attentive à la transversalité des activités et
l’interdépendance des services.
L’ensemble des
cartographies doit être transmis au service des ressources humaines
du Centre d’action sociale de la ville de Paris avant la fin du
premier trimestre de l’année 2022, afin qu’ils s’assurent de
la cohérence et de l’équité des cartographies entre chaque sous
–direction du CASVP.
Chaque sous-direction détermine,
en fonction de son organisation propre, le niveau hiérarchique où
est rédigé le projet d’organisation de service. En règle
générale, le niveau hiérarchique le plus approprié est celui du
responsable ayant autorité pour valider les demandes de congés et
d’exercice des fonctions en télétravail, soit, dans la plupart
des situations, l’échelle du bureau, de la sous-direction ou
équivalent.
Le projet d’organisation de service fait
l’objet d’un suivi périodique au sein du service, à minima une
fois par an, lors d’une réunion d’équipe dédiée. Il peut, à
cette occasion, être adapté.
Titre 3 : Règles de gestion du télétravail
Article 7 : Les lieux du télétravail
Le
télétravail peut être organisé au domicile de l'agent, dans un
autre lieu privé ou dans tout autre lieu à usage
professionnel.
L’agent peut être autorisé à
télétravailler dans un autre lieu que son domicile, dès lors que
les conditions d’installation, de conformité électrique, de
confidentialité et de débit internet le permettent.
En
cas de déménagement, l’agent demande une modification de la
convention pour indiquer le nouveau lieu d’exercice du télétravail,
et atteste que ce lieu respecte les conditions définies
précédemment.
L’agent conserve un poste de travail
personnel sur son lieu d’affectation. La pratique du « flex office
» ou « bureau flexible » consistant en l’absence de poste de
travail attitré à chaque agent n’est pas prévue dans les
services avec la mise en œuvre du télétravail.
Article 8 : Les jours du télétravail
Les
agents peuvent télétravailler en jours fixes (identiques chaque
semaine) ou flottants si le projet de service en prévoit la
possibilité (positionnement des jours de télétravail différent
selon la période considérée, la période pouvant être la semaine,
le mois ou l’année). Les agents peuvent également télétravailler
en demi-journées, et sur des quotités différentes selon la période
considérée, toujours en fonction des possibilités établies dans
le projet de service.
La détermination du nombre de jours
de télétravail (nature fixe ou flottante et positionnement dans la
semaine, le mois ou l’année), est faite par l’encadrant sur
proposition de l’agent au regard de la cartographie des activités
pouvant être exercées en télétravail, du projet d’organisation
de service et du questionnaire relatif aux conditions d’autonomie
de l’agent.
Le temps de travail exercé en télétravail
ne peut être, en règle générale, supérieur à trois jours par
semaine et le temps de présence sur le lieu d'affectation inférieur
à deux jours par semaine. Cette quotité peut s’apprécier sur une
base mensuelle. Conformément au décret 2016-151 du 16 février 2016
relatif au télétravail dans la fonction publique, il peut être
dérogé à ce maxima et à ce minima pour une durée de six mois au
maximum, à la demande de l’agent dont l’état de santé, le
handicap ou la situation de grossesse le justifient et après avis du
service de médecine préventive. Cette dérogation est renouvelable,
après avis du service de médecine préventive.
Le proche
aidant au sens de l’article L.3142-16 du code du travail, à sa
demande et sous réserve que ses activités soient télétravaillables,
peut bénéficier du télétravail au-delà des trois jours
hebdomadaires. Cette autorisation a une durée de trois mois,
renouvelable. Cette disposition prendra effet dès l’entrée en
vigueur de la modification du décret 2016-151 du 11février
2016.
Lorsqu’un agent prend des congés d’une durée
inférieure à une semaine, après échange avec son encadrant, cela
ne remet pas en cause sa faculté à télétravailler durant les
éventuels jours de la semaine restants, pour peu que ces derniers
soient habituellement télétravaillés et sauf nécessité d’assurer
une continuité de service sur site ces jours-là.
En cas
d’exercice des fonctions à temps partiel, la quotité de travail
en télétravail est exercée en respectant le temps minimum de
présence de deux jours sur site. Les agents peuvent être autorisés
à télétravailler des jours fixes au cours de la semaine ou du mois
ou bénéficier de jours flottants de télétravail par semaine, par
mois ou par an, selon les possibilités ouvertes par le projet de
service. Le positionnement de jours flottants est déterminé par le
supérieur hiérarchique sur proposition de l’agent à une
périodicité qu’ils déterminent.
A la demande de
l’agent ou de l’encadrant, les jours fixes peuvent être
ponctuellement déplacés ou supprimés, notamment pour garantir la
continuité du service ou participer aux travaux collectifs en
présentiel. La décision est prise par l’encadrant. Le télétravail
étant une modalité d’organisation du service, un agent ne peut
refuser d’être présent sur site une journée où il est
habituellement prévu qu’il télétravaille, dès lors qu’il est
prévenu par écrit 48h à l’avance par son supérieur
hiérarchique.
La décision est prise par l’encadrant de
manière proportionnée. Il est possible de décaler les jours fixes
de télétravail dans le même mois, sous réserve de respecter le
minimum et le maximum du troisième alinéa.
Article 9 : La gestion du temps de travail et l’évaluation de la charge de travail
Les
règles de gestion du temps de travail sont identiques en distanciel
et en présentiel. Pour les agents à l’horaire variable, le
décompte du temps de travail se fait par badgeage, dans des
modalités identiques à celles applicables sur site. L’agent est
donc tenu d’être joignable dans les mêmes conditions en
télétravail que sur site, en respectant les plages fixes et
variables de l’horaire variable dont il relève.
Le
télétravail ne doit pas avoir pour effet de modifier l’activité
habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail
applicable habituellement en présentiel sur site. Ainsi, afin de
respecter l’équilibre vie personnelle/vie professionnelle, de
prévenir les risques psychosociaux et de garantir les principes de
la déconnexion, l’encadrant précise dans le projet d’organisation
de service les plages sur lesquelles les agents sont tenus d’être
joignables, notamment pour assurer la continuité de service, et
celles au-delà desquelles les agents ne sont travaillent pas.
Les
agents en horaires fixes réalisent en télétravail la même quotité
horaire journalière que s’ils étaient ce jour – là en
présentiel.
Les horaires effectués en télétravail
doivent faire l’objet d’un échange avec l’encadrant. Le
dépassement récurrent en télétravail doit faire l’objet d’un
entretien pour évaluer les raison de ce dépassement définir les
ajustements permettant de mieux adapter la charge de travail. La
charge de travail fait l’objet d’un échange lors de l’entretien
d’évaluation annuel.
Article 10 : Le respect de la confidentialité et le bon usage des outils digitaux
Les
agents respectent en télétravail les règles de confidentialité et
de protection des données énoncées dans le guide du
télétravail.
Les outils digitaux sont utilisés
conformément aux orientations du Centre d’action sociale de la
ville de Paris, présentées dans la charte du bon usage des outils
numérique et rappelées dans le guide du télétravail.
L’agenda
professionnel numérique est notamment tenu à jour par chaque agent,
en télétravail comme en présentiel, est partagé avec le supérieur
hiérarchique et les autres membres du service.
Dans une
logique de maintien du lien collectif de travail et de prévention
des risques psycho-sociaux, il est recommandé d’utiliser
régulièrement, sur les outils de visioconférence, la caméra pour
les échanges avec le supérieur hiérarchique et les autres membres
du service, sous réserve de la qualité de la bande passante. Cette
recommandation n’a pas de caractère obligatoire.
Article 11 : L’accident de service
Un
accident survenu pendant les horaires de travail sur le lieu de
travail, à domicile ou dans tout autre lieu à usage professionnel
pour le télétravailleur, est réputé être un accident de
service.
La procédure administrative de traitement de
l’accident de travail est identique en télétravail ou en
présentiel. Lorsqu’un accident survient au domicile de l’agent,
une déclaration est faite dans les plus brefs délais auprès du
service local des ressources humaines (SLRH) de l’agent. Le SLRH
fournit à l’agent le formulaire de déclaration de l’accident de
travail par voie dématérialisée ou postale.
Article 12 : La déconnexion
L’exercice
des fonctions en télétravail se fait en respect de la charte de la
déconnexion. Les principes et pratiques de la déconnexion sont
rappelés aux agents et aux encadrants dans le guide du télétravail.
Article 13 : Droits syndicaux
Les
autorisations d’absence syndicale sont accordées aux agents en
télétravail dans les mêmes conditions que pour les agents exerçant
leurs missions en présentiel.
Titre 4 : L’autorisation individuelle de télétravail
Article 14 : La demande de télétravail de l’agent
La
possibilité d’exercer des activités en télétravail est à
l’initiative de l’agent, qui formule une demande en ce sens
auprès de son supérieur hiérarchique.
La demande est
formalisée dans l’application informatique dédiée, mise en
service dans le courant de l’année 2022, dès lors que la
cartographie des activités pouvant être exercées et
télétravaillées ainsi que le projet d’organisation de service
ont été réalisés.
L’agent peut effectuer cette
demande à n’importe quel moment. La demande est à renouveler lors
d’un changement d’affectation.
L’encadrant détermine
un délai pouvant aller jusqu’à trois mois au maximum à partir de
l’arrivée sur un nouveau poste, renouvelable une fois, pendant
lequel l’agent ne peut télétravailler pour des raisons
d’intégration dans le service et d’acquisition d’un degré
suffisant d’autonomie dans ses nouvelles missions. Dans ce cas de
figure, l’encadrant précise l’existence d’un tel délai au
CASVP dès l’entretien de recrutement. Ce délai de 3 mois
renouvelable est systématiquement mis en place pour agents en
situation de reconversion.
La demande de l’agent est
accompagnée du questionnaire relatif aux conditions d’autonomie
ainsi que de l’attestation sur l’honneur de conformité des
installations électriques sur le modèle proposé par
l’administration.
Le questionnaire relatif aux
conditions d’autonomie invite l’agent à se positionner au regard
de son organisation, de sa relation avec son encadrant et les autres
agents du service, de sa capacité à réaliser ses activités et à
rendre compte de manière spontanée de son travail.
Dans
le cadre de la prévention des risques psycho-sociaux, l’encadrant
est invité à interroger d’éventuelles difficultés liées à
l’environnement de travail qui pourraient motiver le souhait de
l’agent de télétravailler. Dans ce cas, l’encadrant peut faire
appel aux acteurs de la prévention pour étudier les possibles
réponses aux difficultés de l’agent.
Article 15 : L’évaluation de la demande par l’encadrant
L’encadrant
reçoit et apporte une réponse écrite à l’agent dans le mois
suivant la demande. Ils examinent ensemble le questionnaire relatif
aux conditions d’autonomie, ajustent les réponses et précisent
les pistes d’action nécessaires, notamment en matière
d’organisation, de rendu-compte ou de formation.
L’encadrant
évalue la demande de l’agent au regard de la cartographie des
activités pouvant être exercées en télétravail, du projet
d’organisation de service, du questionnaire relatif aux conditions
d’autonomie et des motivations de l’agent. Il détermine, sur
proposition de l’agent, le nombre de jours pouvant être exercés
en télétravail, s’il s’agit de jours fixes ou flottants, et le
cas échéant leur positionnement dans la semaine.
La
commission administrative paritaire ou la commission consultative
paritaire peuvent être saisies, par l'agent intéressé, en cas de
refus opposé à une demande de télétravail. Un tel refus doit être
motivé.
Article 16 : Le contenu de l’autorisation individuelle
L’autorisation individuelle rendue par l’encadrant précise :
-
Les tâches exercées en télétravail, par référence à la
cartographie des activités pouvant être exercées en télétravail
;
- Le ou les lieux d’exercice du télétravail ;
- Le
nombre de jours pendant lesquels l’exercice en télétravail est
autorisé, ainsi que les jours déterminés lorsqu’il s’agit de
jours fixes, ainsi que, le cas échéant, les autres modalités de
mise en œuvre du télétravail, par référence au projet
d’organisation du service, et notamment les modalités de
rendu-compte et de gestion du temps du travail ;
- La date de
prise d’effet ;
- Les règles applicables en matière de
confidentialité ;
- Les règles applicables en matière
d’utilisation des outils numériques.
Par ailleurs,
l’ensemble des télétravailleurs se voit remettre une copie des
règles applicables au centre d’action sociale de la Ville de
Paris, notamment contenues dans le guide du télétravail.
Article 17 : Le suivi de l’autorisation du télétravail
L’encadrant
et l’agent télétravailleur ont des entretiens réguliers sur la
mise en oeuvre du télétravail. Ces entretiens s’appuient sur le
questionnaire relatif aux conditions d’autonomie, et peuvent
permettre d’apprécier la réalisation des pistes d’action
identifiées, de proposer des ajustements ou de modifier le contenu
de l’autorisation accordée.
Lorsque les modifications
ont pour objet de diminuer le nombre de jours de télétravail
autorisés, elles prennent effet après un préavis de deux mois, le
délai de prévenance pouvant être réduit en cas de nécessité du
service dûment motivée. L’agent peut saisir la commission
administrative paritaire ou la commission consultative paritaire
d’une décision de diminution du nombre de jours de télétravail
autorisés.
Article 18 : La non-utilisation de l’autorisation de télétravail et la fin de l’autorisation
Sans
qu’il ne soit mis fin à l’autorisation accordée, un agent peut
choisir de venir travailler sur site un jour où son autorisation
prévoit qu’il peut exercer ses fonctions en télétravail. Dans
cette perspective, l’agent prévient son encadrant au moins 24h à
l’avance. Hors situation de crise exceptionnelle, l’encadrant ne
peut s’opposer à l’exercice des fonctions sur site.
Il
peut être mis fin à l’autorisation du télétravail, à tout
moment et par écrit, à l'initiative de l'administration ou de
l'agent, moyennant un délai de prévenance de deux mois. Dans le cas
où il est mis fin à l'autorisation de télétravail à l'initiative
de l'administration, le délai de prévenance peut être réduit en
cas de nécessité du service dûment motivée. L’agent peut saisir
la commission administrative paritaire ou la commission consultative
paritaire d’une décision de fin du télétravail. Lorsque l’agent
décide de mettre fin à son autorisation de télétravail, il peut
revenir sur site sans délai sur son poste de travail initialement
occupé en présentiel.
Titre 5 : Les grands principes de la relation managériale
Article 19 : le positionnement de l’agent télétravailleur
L’agent
en télétravail bénéficie d’une plus large autonomie, ce qui
requiert une plus grande responsabilisation de sa part. Il bénéficie
d’une plus grande liberté d’organisation, ce qui implique
davantage d’autocontrôle de sa part et une obligation de rendre
compte de manière autonome et spontanée, selon les orientations
déterminées avec l’encadrant dans l’autorisation de
télétravail.
Au-delà du respect impératif du contenu
du projet d’organisation de service et de l’autorisation de
télétravail, l’agent s’engage notamment à respecter la charte
du télétravail qui précise ces obligations, et doit notamment :
-
Au point de vue individuel, veiller à son plan de charge, à sa
propre organisation personnelle, à la mobilisation de ses
compétences et des moyens appropriés pour réaliser les tâches.
-
Au point de vue collectif : partager les informations liées aux
tâches interdépendantes, éviter le report de charge sur les autres
agents (et notamment les agents non télétravailleurs), signaler les
difficultés rencontrées, contribuer aux projets et aux temps de
travail collectifs, développer une posture d’entraide avec ses
collègues en distanciel et présentiel;
- En matière de
contribution à l’information du service : renseigner l’agenda
professionnel numérique, remonter l’information, alerter en tant
que de besoin, être joignable selon les modalités définies par le
projet d’organisation du service et l’autorisation individuelle.
Article 20 : Le positionnement de l’encadrant d’agents télétravailleurs
La
relation managériale en télétravail requiert de l’encadrant une
posture de confiance a priori, qui s’appuie sur des objectifs
déterminés, et une régulation a posteriori.
Le
télétravail induit un mode de management davantage fondé sur
l’évaluation des résultats que sur le contrôle de la présence
sur le poste de travail. L’encadrant porte une attention égale à
la qualité de vie au travail et à la qualité de service. Il est
attentif à la prévention des risques psychosociaux en télétravail,
à tout risque de délitement du collectif et à tout signe de
dégradation de la qualité de service. Il s’assure également
qu’un lien quotidien soit fait entre l’agent en télétravail, le
collectif et lui-même pour prévenir le risque
d’isolement.
L’encadrant s’engage notamment à
respecter la charte du télétravail qui précise ces obligations, et
doit veiller :
- En matière de management individuel : à
partager le cadre de la relation managériale, notamment lors de
l’initialisation de la demande, suivre et accompagner chaque agent
pour accroître son autonomie, maintenir le développement de ses
compétences et de sa motivation ;
- En matière de management
du collectif : à donner et rappeler le sens des missions, à
coordonner les tâches, impulser et animer des projets de coopération
au sein du service, proposer des temps plus informels et des temps
collectifs en présentiel à valeur ajoutée par rapport à la
relation en distanciel ;
- En matière de management de
l’information : à gérer la clarté, la transparence et la
fluidité des informations et des processus de travail, partager des
codes communs sur les outils à distance, gérer l’agenda partagé,
limiter la surcharge de mails, respecter et faire respecter la charte
de déconnexion.
Le guide du management propose en ce sens
plusieurs outils mobilisables en fonction des situations rencontrées.
Titre 6 : L’accompagnement des agents et des encadrants
Article 21 : La formation des agents
L’ensemble
des agents autorisés à exercer des fonctions en télétravail
bénéficient, en sus de l’autorisation de télétravail :
-
D’un guide du télétravail, qui précise les grands principes du
télétravail et rappelle l’ensemble des règles applicables au
centre d’action sociale de la ville de Paris;
- D’une
formation initiale, qui revêt un caractère obligatoire, sous forme
d’une conférence ou d’un tutoriel à valider dans le mois
suivant l’octroi de l’autorisation de télétravail. Cette
formation initiale rappelle les règles applicables, dispense des
conseils en matière d’organisation, de prévention des troubles
musculo-squelettiques et des risques psycho-sociaux, sensibilise les
agents à la préservation de la santé et de la sécurité au
travail, précise les modalités d’utilisation des outils
numériques ;
- De toute formation nécessaire à la maîtrise
des outils informatiques ou des outils de communication ;
-
D’ateliers d’échanges de bonnes pratiques entre agents
télétravailleurs.
Article 22 : La formation des encadrants
L’ensemble
des encadrants d’agents télétravailleurs bénéficie :
-
D’un guide du télétravail pour le manager qui présente,
notamment, les implications du télétravail dans la relation
managériale et rappelle le rôle de l’encadrant en matière
d’organisation et de suivi du télétravail ;
- De formations
et d’accompagnement au management d’agents télétravailleurs,
sous la forme de webinaires, de tutoriels, de conférences, de
formations en direction ;
- D’ateliers d’échanges de
pratiques managériales ;
- De l’accompagnement des relais
management et des coachs internes.
Titre 7 : Les moyens mis en œuvre
Article 23 : Les moyens informatiques
L’ensemble
des agents ayant des fonctions pouvant être exercées en télétravail
de manière régulière est doté du matériel informatique
nécessaire à l’exercice du télétravail.
Cette
dotation inclut un ordinateur portable doté d’un système de
communication et de Soft phonie, ainsi que des logiciels métiers
nécessaires. À la demande, et si l’activité le nécessite, les
agents peuvent d’un ou plusieurs équipements parmi les matériels
suivants : second écran, d’un clavier, d’une souris, d’une
sacoche de transport ainsi que d’un casque de communication.
Les
agents ne pouvant bénéficier de deux ordinateurs, l’ordinateur
portable, complété d’un grand écran, remplace l’ordinateur
fixe de bureau, qui est réemployé par le service
informatique.
Dans l’attente d’être équipé avec du
matériel fourni par le CASVP, l’agent qui le souhaite peut, dans
le respect des règles de confidentialité, travailler avec son
matériel personnel.
Le CASVP assure la maintenance et la
disponibilité de son réseau, permet l’accès à distance aux
logiciels métiers ainsi qu’aux fichiers partagés, propose une
connexion téléphonique via le système du TOIP en cours de
déploiement (Soft phonie), ainsi qu’au logiciel permettant la
visioconférence. La maintenance des applications informatiques et
téléphonique est à la charge de l’administration.
Article 24 : La contribution aux frais découlant de l’exercice des fonctions en télétravail
Les agents autorisés à télétravailler et signataires d’une convention bénéficient d’une indemnité de 2.88€ par journée de télétravail effectuée dans la limite de 138.24€ par an quel que soit le nombre de jours de télétravail autorisés . Cette indemnité n’est pas soumise à cotisations sociales et n’entre pas dans le revenu imposable de l’agent (délibération 31 bis du 31 mars 2024) dans la limite d'un maximum de 4 jours de télétravail indemnisés par mois.
Le montant journalier du forfait télétravail sera automatiquement indexé sur le montant fixé par arrêté ministériel pris pour l'application du décret 2021-1123 du 26 août 2021 relatif au versement de l'allocation forfaitaire de télétravail au bénéfice des agents publics et des magistrats et le plafond annuel applicable à la Ville de Paris sera actualisé en conséquence, dans la limite d'un nombre maximum de 4 jours de télétravail indemnisés par mois (délibération 31 bis du 31 mars 2024).
La contribution de l’administration aux frais de transport n’est pas remise en cause par l’exercice des fonctions en télétravail.
L’impact de l’indemnité fera l’objet d’une évaluation après un an, notamment au regard du niveau de développement du télétravail au CASVP, celle-ci pourra le cas échéant faire l’objet d’une révision (montant, modalités de versement….)
Article 25 : L’équipement des agents en situation de handicap
Lorsque la demande est formulée par un agent en situation de handicap, l’administration met en oeuvre les aménagements de poste sur le lieu de télétravail dans les conditions fixées par l’article 6 sexies de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983 portant droit et obligations des fonctionnaires.
Titre 8 : Télétravail lors de circonstances exceptionnelles (travail à distance)
Article 26 : Contexte de recours
En cas de circonstances exceptionnelles, le recours au télétravail peut être considéré par le Centre d’action sociale de la Ville de Paris comme un aménagement de poste rendu nécessaire pour garantir la continuité de l’activité ou la sécurité des agents.
Il peut notamment être recouru au télétravail exceptionnel en cas de crise sanitaire, de catastrophe naturelle ou technologique, de perturbations climatiques comme des pics de pollution ou de canicule, une destruction des locaux ou des perturbations majeures des moyens collectifs de locomotion des agents.
Article 27 : Modalités de mise en œuvre
En cas de circonstances exceptionnelles, la décision de recourir au télétravail exceptionnel relève de la Direction générale en lien avec le Secrétariat Général de la Ville de Paris, dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur. Dans de telles circonstances, le recours au télétravail peut concerner des agents qui ne sont pas habituellement télétravailleurs. Le principe du double volontariat ne s’applique pas au recours au travail à distance dans ce cas de figure.
Dans cette situation, les membres du comité technique et du comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail sont informés, et le centre d’action sociale de la Ville porte une attention particulière à la prévention des troubles musculo-squelettiques et des risques psycho-sociaux, notamment en diffusant des informations de prévention.
Article 28 : Organisation du télétravail
Les règles d’organisation du télétravail régulier ont vocation à s’appliquer également en cas de circonstances exceptionnelles. Conformément aux orientations réglementaires nationales ou du secrétariat général, le télétravail peut être élargi au-delà des possibilités réglementaires habituelles et jusqu’à 5 jours par semaines. Le recours au télétravail exceptionnel ne peut entraîner aucune modification des autorisations individuelles des agents lors du retour au télétravail dans un cadre régulier.
Sous réserve de l’accord de l’agent, en l’absence de matériel fourni par le CASVP, l’utilisation du matériel personnel est possible conformément aux dispositions du décret n°2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature.
Titre 9 : Dispositions finales
Article 29 : Le suivi du cadre général du télétravail
Un bilan sur la mise en œuvre du télétravail est réalisé chaque année et ses résultats sont présentés en commission technique du CHSCT en même temps que l’actualisation de la cartographie des activités pouvant être exercées, prévues à l’article 5 du présent cadre général.
Les principaux objectifs de cette commission sont de :
- s'assurer de la bonne application du cadre du télétravail et de l’homogénéité des pratiques dans les sous-directions du CASVP par homologie avec la Ville de paris
- clarifier les dispositions qui prêteraient à interprétation divergente entre les sous-directions et proposer des améliorations du texte et des pratiques,
- connaître et évaluer les motifs de refus de télétravail de l’administration,
- suivre l’accompagnement des encadrants et des télétravailleurs dans les dispositifs d’accompagnement du déploiement du télétravail (formation, ateliers…),
- s’assurer du suivi du déploiement des équipements et de leur efficacité dans la pratique du télétravail,
- s’assurer du suivi de l’impact du télétravail sur la santé des agents et sur le fonctionnement des collectifs de travail,
Cette commission technique se réunit en tant que de besoin et au moins deux fois par an les deux premières années suivant l’adoption de la présente charte.
Article 30 : Visite du CHSCT
L’article 40 du décret n°85-603 du 28 mai 1985 relatif à l’hygiène et a sécurité du travail ainsi qu’à la médecine professionnelle et préventive dans la fonction publique territoriale et modifié par le décret n°2016-151 du 11 février 2016 prévoit que les membres du CHSCT procèdent à intervalles réguliers à la visite des services relavant de leur champ de compétence.
Ces visites peuvent être organisées sur le lieu d’exercice des fonctions en télétravail. Le cas échéant, afin d’assurer le strict respect de la vie privée, l’accord de l’agent concerné doit être dûment recueilli par écrit au moins 72 heures avant les dates programmées à chacune des étapes de l’organisation d’une visite des membres du CHSCT :
- préalablement
l’évocation de la situation de l’agent concerné en instance ;
-
lors de la prise de rendez-vous, la visite ne pouvant avoir lieu
qu’en présence de l’agent concerné, qui devra être informé
par écrit du nombre de participants et de leurs fonctions, ainsi que
des modalités d’organisation et des finalités de la visite ;
-
préalablement à la présentation au comité du rapport de visite.
Délibération 40 du conseil d'administration du CASVP du 17 décembre 2021
Création d'une délibération instituant une indemnité forfaitaire de télétravail
Vu
le Code de l'Action Sociale et des Familles, et notamment les
articles R. 123-39 à R.123-61 ;
Vu la loi n° 83-634 du
13 juillet 1983 modifiée portant droits et obligations des
fonctionnaires, ensemble la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 modifiée
portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique
territoriale, notamment 'son article 118 ;
Vu la loi n°
84-53 du 26 janvier 1984 modifiée portant sur les dispositions
statutaires relatives à la fonction publique territoriale, notamment
son article 2 ;
Vu la loi n° 20212 - 347 du 12 mars 2012
modifiée relative à l'accès à l'emploi titulaire et à
l'amélioration des conditions d'emploi des agents contractuels dans
la fonction publique, à la lutte contre les discriminations et
portant diverses dispositions relatives à la fonction publique,
notamment dans son article 133 ;
Vu le décret n° 94-415
du 24 mai 1994, modifié portant dispositions statutaires relatives
aux personnels des administrations parisiennes ; ·
Vu le
décret n° 88-145 du 15 février 1988 pris pour l'application de
l'article 136 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée portant
dispositions statutaires relatives à la fonction publique
territoriale et relatif aux agents contractuels de la fonction
publique territoriale ;
Vu le décret n° 2020-524 du 5
mai 2020 modifiant le décret n° 2016-151 du 11 février 2016
relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail
dans la fonction publique et la magistrature ;
Vu le
décret n° 2021-1123 du 26 août 2021 portant création d'une
allocation forfaitaire de télétravail au bénéfice des agents
publics et des magistrats ;
Vu l'arrêté du 26 août 2021
pris pour l'application du décret n° 2021-1123 du 26 août 2021
relatif au versement de l'allocation forfaitaire de télétravail au
bénéfice des agents publics et des magistrats
Vu l'avis
du comité technique du 6 Décembre portant sur l'adoption de la
charte fixant les règles du télétravail applicable au Centre
d'action sociale de la Ville de Paris et instaurant une indemnité
spécifique ;
Sur le mémoire présenté par la Directrice
Générale, Délibère
Article
1 :
La charte fixant les règles du télétravail
applicable au Centre d'action sociale de la Ville de Paris, jointe en
annexe à la présente délibération, est approuvée.
Article
2 :
Les agents titulaires et contractuels du CASVP
autorisés à télétravailler et signataires d'une convention,
bénéficient d'une indemnité de télétravail, contribuant aux
frais découlant directement de l'exercice des fonctions en
télétravail.
Article 3 :
Le montant de
l'indemnité forfaitaire s'élève à 2,50 euros par jour de
télétravail effectué, dans la limite de 120 euros annuels, quelle
que soit le nombre de jours de télétravail autorisés. Elle n'est
pas soumise à cotisations sociales et n'entre pas dans le revenu
imposable de l'agent.
Article 4
Les dépenses correspondantes seront imputées sur le
compte budgétaire 64-88 des budgets général et annexes du Centre
d'Action Sociale.
Tous les textes sur le télétravail
👉 Accord relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique (JO du 3 avril 2022)
👉 Décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature
👉 Charte du télétravail au CASVP (lien...)
👉 Charte de la déconnexion (annexe 5 du règlement ARTT - conseil d’administration du 17 décembre 2021) (lien...)
👉 Guide du télétravail au sein de la collectivité parisienne disponible sur l’intranet CASVP
onglet > nos infos RH > conditions de travail
👉 Signaler tous les dysfonctionnements liés au télétravail au CASVP (lien...)
